Top_balanta

Nota informativa nr 14/2009

 Nota informativa nr 14/2009 cu privire la CHITANTA  –> document financiar-contabil-continut, utilizare, reconstituire in cazul pierderii, distrugerii, sustragerii, reguli generale, arhivare - Conform Ordin nr.3512 din 27 noiembrie 2008

   1. Continutul minimal al chitantei: 

Informatii obligatorii despre persoana care emite chitanta:
            -  Denumirea unitatii (denumirea completa indicind forma juridica  -> SRL , SA , PFA , etc)
            -  Codul de identificare fiscala (daca sunteti platitor de TVA se pune si RO)
            -  Numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului(J /… la persoane juridice sau F/… la persoane fizice)
            -  Sediul : localitea , strada , numar, apartament , scara daca e cazul , judetul
            -  Capitalul social
Denumirea documentului: Chitanta,  seria, numarul, data(ziua, luna, anul) intocmirii formularui
Informatii obligatorii despre persoana de la care incasati numerarul:
            -    daca e persoana fizica: numele si prenumele persoanei fizice ( a nu se confunda cu persoana fizica autorizata care este incadrata la persoana juridica)
            -    daca e persoana juridica: denumirea unitatii, codul de identificare fiscala, numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului, sediul(localitatea, strada , numar), judetul    ATENTIE !!! toate aceste date 
suma in cifre si litere (atentie in litere si suma in lei si banutii), moneda
la explicatii se trece ce reprezinta aceasta suma incasată.  


   2. Utilizarea chitantei: 


         a)
  Serveşte ca:

               - document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;

               - document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.

    În condiţiile în care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) şi (2) din Codul fiscal), formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.

         b)  Se întocmeşte cel putin  în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.
         c)  Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.
         d)  Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).

  



  
3. Reguli generale  :


  -->    Inscrierea datelor in document se face cu cerneala , cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice.
  -->    In documentele pe baza carora se primeste,  se elibereaza sau se justifica numerarul  NU SE ADMIT CORECTURI, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respective
  -->     Neintocmirea, intocmirea eronata si / sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile , conform celor de mai sus se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale
  -->    Se asigura pentru chitante de cei care le utilizeaza un regim intern de numerotare astfel:

                   -  administratorul va desemna , prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe , dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente (se trece in fisa postului)

                   -  fiecare formular va avea un numar si serie ce trebuie sa fie secvential, stability de societate.In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respective gestiuni, puncte de lucru, etc
                  -   administratorul va emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere si serii , prin care se va mentiona pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul si seria de la care se emite primul document
  -->    Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare , trebuie sa fie justificate cu documente originale (exemplarul 2 in cazul chitantei)  



   4. Reconstituirea chitantelor pierdute:
 


      - Orice persoana care constata pierderea , sustragerea sau distrugerea unor chitante are obligatia sa aduca la cunostiinta , in scris , in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii

    -  In termen de  cel mult 3 zile de la primirea comunicarii , conducatorul unitătii trebuie sa incheie un process-verbal, care sa cuprinda:

                   -  datele de identificare a documentului disparut

                   -  numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului
                   -  data si imprejurarile in care se constata lipsa documentului respective

  

      Procesul verbal se semneaza de catre conducatorului unitatii, director economic sau contabilul sef, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz:

             - ori de cate ori pierderea , sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune , se anunta imediat organele de urmarire penala

            - reconstituirea documentelor se face pe baza unui ”dosar de reconstituire” intocmit separat pentru fiecare caz.Acest dosar trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut si anume;

                    - sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului

                    - procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii

                    - dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz

                    - dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului

                    - o copie a documentului reconstituit

          - In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se face in unitatea emitenta , prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii , documentul reconstituiv.

          - documentul reconstituit va purta obligatoriu si vizibil mentiunea “DUPLICAT” , cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

           - in cazul găsirii ulterioare a originalului , documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal , si se pastreaza impreuna cu procesul verbal, in dosarul de reconstituire.

 


5. Arhivarea chitantelor:
 

          -  Pastrarea chitantelor se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz

          -  Se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatiile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada  de timp mai mare, altfel se pastreaza 10 ani

          -  Documentele se grupeaza ,dupa serii si numere.

          -  Gruparea se face cronlogic si sistematic, in cadrul exercitiului financiar la care se refera

          -  Documentele se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

          -  Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta , potrivit legii, in care sint consemnate documentele intrate in arhiva, precum si miscarea lor in decursul timpului.

          -  Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului . In aceasta situatie se intocmeste un proces verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei


 Data intrarii in vigoare: 23. decembrie 2008