Top_balanta

Ghid combustibili

Ghidul de complectare al  documentelor de evidentă primară necesare inregistrării fiscale al cheltuielilor cu combustibilul incepind cu data de 1 mai 2009 

Vehiculele care  se inscriu in situatia: transportul de personal la si de la locul de desfăsurare a activitătii

Categoria de vehicule care fac obiectul acestui ghid:   
 -   vehiculele rutiere motorizate care sint destinate exclusive pentru transportul rutier de persoane , cu o greutate maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa  nu aiba mai mult  de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietate (sint inmatriculate pe societate) sau in folosinta (aici se incadreaza  autovehiculele pentru care aveti leasing , contracte de comodat, contracte de inchiriere, masina persoanala sau masina angajatului Dvs , etc)

Pasul nr.1Inventarierea autovehiculelor

Se complectează de catre administrator, serviciul comercial, etc , tabelul din anexa nr.1,care se transmite contabilului sef, serviciului de contabilitate sau serviciului de contabilitate externalizat.      

Orice modificare care intervine la aceasta anexă de-a lungul timpului se comunica contabilului sef, serviciului de contabilitate, sau serviciului externalizat de contabilitate  prin intocmirea altei liste de inventariere, cu specificarea datei de cind are loc modificarea. (utilizarea altor autovehicule, incheierea de noi contracte de leasing, vinzarea unor autovehicule, etc)

Pasul nr.2 - Conducatorii autovehiculelor  din anexa nr.1

-  Se verifica in contractul de munca al conducatorilor de autovehicule daca la punctul “L. Alte clause” punctul e) la alte clauze este trecut “ decontarea cheltuielilor cu deplasarea  in afara localitatii si in localitate”.In caz ca nu are trecut acest drept se va intocmi un act additional si se va trece .       

-  Se verifică fisa postului  persoanei care conduce autovehiculul,  in care trebuie sa fie specificat in mod explicit necesitatea deplasării cu autovehicul pentru desfăsurarea activitatii societatii        

-  Pentru autovehiculele aflate in proprietatea societătii (inclusiv cele in leasing) se intocmeste  intre angajator si soferul autoturismelor mentionate mai sus un “act aditional pentru folosinta autovehiculului , la contractul de munca “        

- Pentru autovehiculele care sunt doar in folosintă (in inchiriere, in comodat) trebuie sa existe contracte cu proprietarii acestora, iar pentru cel care le conduce din partea societatii sa fie intocmit un proces verbal de predare-primire in gestiune al acestui autovehicul.  

Pasul nr.3
- Documentele de alimentare cu combustibil

Combustibilul necesar alimentarii autovehiculelor poate fi achizitionat cu factura fiscala, bon fiscal, bon nefiscal care tine loc de aviz de expediere , dupa care se emite factura centralizatoare .

Foarte important:
Pe bonurile de alimentare obligatoriu se trece numarul de masina pentru care s-a facut alimentarea, pe dosul documentului se trece societatea comerciala si codul fiscal al celui care cumpara.


Pasul nr.4 - Intocmire foaie de parcurs

In anexa nr.2 v-am pregatit un model de foaie de parcurs pentru autovehicule transport persoane. Aceasta foaie se poate complecta zilnic sau lunar in functie de cate deplasari cu autovehiculul faceti. Intocmiti cu rabdare tot formularul, mai ales cu traseele care le parcurgeti si km efectuati. Foaia de parcurs se complecteaza intr-un singur exemplar , care se preda la contabilitate. Se complecteaza doar cand va deplasati cu masina in interesul societatii.

Pasul nr.5 - Complectarea fisei activitatii zilnice al autovehicului(  FAZ )

Aceasta fisa este foarte importantă. Se calculeaza km parcursi si combustibilul consumat, pentru inregistrarea in contabilitate al cheltuielii cu combustibilul.  
Pentru masinile aflate in proprietatea societaii (inclusiv cele in leasing) se va face o copie xerox dupa cartea de identitate al fiecarui autovehicul si se va preda contabilitatii , pentru identificarea consumului mediu al autovehiculului.
Pentru masinile angajatilor sau cele in folosinta , consumul admis este de 7,5 l la 100 km parcursi. Cand toate aceste documete de evidenta primara sint complectate , cheltuiala cu combustibilul poate deveni deductibila, in caz contrar , se inregistreaza in contabilitate , dar nu se tine cont de aceasta cheltuială cind se calculează impozitul pe profit, si nu se poate deduce tva-ul .